Informationen zur Zeugnisausgabe
Nach Eingang der Vorgaben des Ministeriums und einer Dienstbesprechung der Schulleitungen im Kreis Düren mit unserer Dezernentin der Bezirksregierung Köln und dem schulischen Datenschutzbeauftragten für den Kreis können wir nach der eben (19.01., 16 Uhr) abgeschlossenen Beratung im Schulleitungsteam die Informationen zum weiteren Verfahren in Bezug auf die Halbjahreszeugnisse bekanntmachen.
Am Montag, dem 25.01. finden, wie im Terminplan vorgesehen, alle Zeugniskonferenzen statt. Daher gibt es an diesem Tag generell keine Videokonferenzen im Distanzunterricht. Lehrer*innen können ihren Klassen und Kursen Aufgaben zur Erledigung geben, die stundenplanmäßige Pflicht zur Erreichbarkeit ist jedoch aufgehoben.
Im Sinne der weitgehenden Reduzierung von Kontakten möchten wir von der im Erlass des Ministerums eingeräumten Möglichkeit Gebrauch machen, die Zeugnisse in möglichst großer Zahl vorab digital zu übermitteln. Wir glauben, dass wir derzeit nur so den Erfordernissen des Infektionsschutzes gerecht werden, indem wir vermeiden …
- dass zu viele Schüler*innen auf dem Schulhof oder im Gebäude zusammentreffen,
- dass sich Schüler*innen aufgrund der Verkehrszeiten des ÖPNV unnötig lange in der Schule oder im Ort aufhalten
- und/oder in Bussen und Bahnen in größerer Zahl zusammentreffen und
- dass es zu zu vielen Kontakte zwischen Lehrkräften und zwischen diesen und den Schüler*innen kommt.
Alle Zeugnisse werden im Anschluss an die Zeugniskonferenzen bis zum Zeugnistermin am 29.01. ausgestellt, unterschrieben und gesiegelt und anschließend im Safe sicher aufbewahrt, bis sie den Schüler*innen beim Wiederbeginn des Präsenzunterrichts ausgehändigt werden können. Zur Information über die Entscheidungen der Zeugniskonferenzen wollen wir möglichst allen Eltern und volljährigen Schüler*innen eine Zeugniskopie digital übermitteln. Damit dies unter Einhaltung der Bestimmungen des Datenschutzes sicher möglich ist, benötigen wir Ihre Mithilfe bei dem folgenden Verfahren:
- Wir bitten alle Eltern, das Formular zur Erklärung ihres Einverständnisses herunterzuladen, auszufüllen, zu unterschreiben und anschließend der Klassenlehrerin bzw. dem Klassenlehrer oder den Tutor*innen der Oberstufe als Scan oder Foto über den Teams-Account der Schüler*innen zuzusenden. Nur so können wir sicherstellen, dass auch tatsächlich die Eltern ihr Einverständnis erklären (und nicht die minderjährigen Schüler*innen). Ohne eine solche Erklärung dürfen wir ein Zeugnis nicht digital verarbeiten.
- Am Zeugnistag am 29.01. kann in der ersten planmäßigen Unterrichtsstunde auch Distanzunterricht stattfinden. Damit der Tag wenigstens noch ein bisschen etwas von einem normalen Zeugnistag hat, werden in der Regel (notwendige individuelle Regelungen werden rechtzeitig bekannt gemacht) die Klassenlehrer*innen und Tutor*innen ihre Schüler*innen zu Beginn der zweiten Stunde in einem kürzeren Videochat begrüßen und sich mit diesen austauschen.
- Danach wird dann an alle, die ihr Einverständnis bis dahin erklärt haben, eine digitale Version des Zeugnisses (ohne Siegel und Unterschriften) im indivduellen Chat über Teams versandt. Nach dem Abschluss des Versands laden dann die Klassenlehrer*innen und Tutor*innen noch einmal zu einem kurzen Videochat ein um nachzufragen, ob der Versand geklappt hat, ggf. Rückfragen zu beantworten – und ein schönes Wochenende und ein gutes 2. Halbjahr zu wünschen.
- Wir raten dazu, einen Ausdruck der Zeugnis-Datei bis zur Aushändigung des Originalzeugnisses aufzubewahren. Sie können das Zeugnis auch auf einem privaten Gerät speichern, übernehmen damit aber auch die Verantwortung für die Sicherheit vor fremdem Zugriff.
- Wir bitten zudem darum, dass alle Eltern den Klassenleitungen bzw. den Tutor*innen den Erhalt der Teams-Nachricht mit dem beigefügten Zeugnis bestätigen. Nach Erhalt dieser Bestätigung werden wir das Zeugnis auf dem Cloud-Server dauerhaft löschen.
- Alle per Teams versandten Zeugnisse werden am Tag nach dem Zeugnistag, also am 30.01. dauerhaft gelöscht. Zum Nachweis des Inhalts der versandten Zeugnisse werden wir auf einem passwortgeschützten Stick Kopien aller Zeugnis-Dateien aufbewahren.
Wir danken jetzt schon für die Mitwirkung an dem zwar ein wenig aufwändigen, aber in Bezug auf den Infektionsschutz ebenso wie in datenschutzrechtlicher Hinsicht sicheren Verfahren. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an mail@gymnasium-kreuzau.de, wir setzen uns dann mit Ihnen in Verbindung.
Falls Sie uns keine Einverständniserklärung für den digitalen Versand des Zeugnisses erteilen möchten, bitten wir im Interesse der Kostenersparnis für die Gemeinde Kreuzau darum, dass Sie uns bis Mittwoch, den 27.01. einen an Sie adressierten und mit 1,55 € frankierten Umschlag im Format C4 zukommen lassen – entweder per Post oder durch Einwurf in unseren Briefkasten am Eingang “Am Wassergarten”. Wir werden uns dann bemühen, diese Zeugnisse schon am 29.01. in die Post zu geben – was wir aber je nach Anzahl nicht in jedem Fall garantieren können.
19. Januar 2021
Autor: Karsten Engelmann
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